Gebruikersgids

Hier lees je alles over het gebruiken van een zaal of lokaal in een ontmoetingscentrum of buurthuis van de stad. Je kan direct daar bepaalde onderwerpen gaan via de volgende links:

Raadpleeg ook de aanvulling op deze algemene gebruikersgids met afspraken die gelden voor De Vonke: klik hier.

Een lokaal reserveren

1. Wie kan een lokaal reserveren?

Verenigingen, groeperingen en niet-commerciële organisaties kunnen gebruik maken van de ontmoetingscentra en buurthuizen. Private initiatieven kunnen er niet terecht, tenzij het om een niet-commerciële culturele activiteit gaat die opengesteld is voor iedereen.

Het beheerscomité kan het gebruik van de infrastructuur voor bepaalde activiteiten weigeren.

2. Hoe lang vooraf een lokaal reserveren?

Socio-culturele activiteiten mogen aangevraagd worden voor het lopend kalenderjaar tot en met het daarop volgend kalenderjaar.
De aanvraag voor repetitief gebruik moet jaarlijks opnieuw gebeuren.

3. Voorrangsregeling

Socio-culturele activiteiten krijgen voorrang op andere. Publieksactiviteiten hebben voorrang op besloten activiteiten, repetities en recepties. Binnen deze bepalingen worden aanvragen chronologisch behandeld.
Wanneer een activiteit minder dan vier maand op voorhand wordt aangevraagd, geldt deze voorrangsregeling niet meer.

4. Hoe een lokaal reserveren?

a) Reservaties

Wie een lokaal wil reserveren, moet dit doen via het secretariaat.
Voor de grote zaal en voor repetitief gebruik moet een schriftelijke aanvraag gebeuren.

Organisatoren van buiten Kortrijk moeten altijd een schriftelijke aanvraag indienen. Aanvraagformulieren zijn te verkrijgen in het secretariaat.

Het secretariaat behandelt de schriftelijke aanvragen, die ter goedkeuring aan het Beheerscomité worden voorgelegd. Nadien krijgt de aanvrager ter bevestiging een kopie van de aanvraag.
Bij het aanvraagformulier hoort ook een fiche met praktische informatie (wanneer begint de opbouw, wanneer wens je een technicus,...). Deze fiche moet twee weken vóór de activiteit ingevuld terugbezorgd worden in het secretariaat.

b) Opties

Je kunt één optie nemen op één of meerdere lokalen. Deze optie blijft drie weken geldig. Voor de grote zaal dient binnen die termijn een schriftelijke bevestiging te gebeuren, zoniet vervalt de optie.

Het secretariaat kan na reservatie lokalen wisselen om de bezetting te optimaliseren.

5. Wat in geval van annulering?

Indien de activiteit om de een of andere reden niet kan doorgaan, verwittig je zo snel mogelijk het secretariaat en, indien nodig, de sleutelbewaarder.
Bij een annulering minder dan twee weken vóór de activiteit, blijft de retributie verschuldigd. Ingeval van overmacht kan het Beheerscomité beslissen de verschuldigde retributie kwijt te schelden.
Kan het ontmoetingscentrum of buurthuis door overmacht een toegekende ruimte niet ter beschikking stellen, dan wordt hiervoor geen schadevergoeding toegekend.

6. Retributie voor het gebruik van de infrastructuur

De retributies voor het gebruik van de ontmoetingscentra en buurthuizen zijn vastgelegd in een reglement dat door de Gemeenteraad werd goedgekeurd.
De tarieven zijn afhankelijk van de aard van de activiteit. De bepaling van de aard van de activiteit gebeurt door het secretariaat van het ontmoetingscentrum of buurthuis en wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het Beheerscomité.
Het retributiereglement maakt verder onderscheid tussen vier categorieën van organisatoren:

cat. A: erkende Kortrijkse verenigingen

cat. B: niet-erkende Kortrijkse verenigingen

cat. C: organisatoren van buiten

cat. D: commerciële organisatoren (niet van toepassing in de OC's en buurthuizen)

Na behandeling van de aanvraag krijg je een factuur voor de retributie.
Het retributiereglement kan opgevraagd worden in het secretariaat van het ontmoetingscentrum of buurthuis.

7. Waarborg

Iedere organisator betaalt een waarborg voor het gebruik van de infrastructuur. De waarborg is afhankelijk van de gebruikte lokalen en de aard van de activiteit: grote zaal en aanverwante lokalen
- socio-culturele activiteit: 75 euro
- niet socio-culturele activiteit: 250 euro
- fuiven: 750 euro
- vergaderzalen, kleinere lokalen: 50 euro, ongeacht de aard van de activiteit.
Organisatoren die regelmatig gebruik maken van kleinere lokalen, betalen een vaste waarborg van 50 euro.
In bijzondere gevallen kan het Beheerscomité het bedrag van de waarborg aanpassen.
Voor het betalen van de waarborg ontvang je een factuur.
Van zodra alle facturen (drank, retributie,...) betaald zijn, wordt de waarborg teruggestort, op voorwaarde dat er geen schade of overtredingen werden vastgesteld. Is dit wel zo, dan kan het Beheerscomité een schadevergoeding of boete opleggen.

8. Verzekering

De Raad van het Cultuurcentrum Kortrijk heeft een algemene polis afgesloten die de contractuele aansprakelijkheid dekt van alle organisatoren van activiteiten binnen de infrastructuur van het Cultuurcentrum Kortrijk. Deze polis omvat schade aan het gebouw of aan de uitrusting van het ontmoetingscentrum of buurthuis.
Aan elke organisator wordt een bijdrage in de kosten van deze verzekering gevraagd. Deze bedraagt 10% van de retributie. Wie de infrastructuur gratis ter beschikking krijgt, betaalt een forfait van 2,50 euro op jaarbasis.
Indien de organisator schade veroorzaakt, legt het betrokken ontmoetingscentrum of buurthuis de nodige contacten met de verzekeringsmaatschappij. Voor het openen van een dossier betaalt de organisator 12,50 euro.
De organisatoren oordelen zelf of ze algemeen voldoende verzekerd zijn en sluiten zonodig nog een bijkomende verzekering af.

9. Facturatie

Organisatoren krijgen een factuur voor het betalen van enerzijds de waarborg en anderzijds de retributie en de contractuele aansprakelijkheid. Deze facturen moeten betaald worden binnen de wettelijke termijn.
Na de activiteit krijg je een factuur voor het drankverbruik, de billijke vergoeding en een eventuele bijsturing van de retributie (voorbeeld: als de technicus meer dan 7 uren gewerkt heeft tijdens de activiteit - het basispakket voor een technicus voor de Kortrijkse erkende verenigingen = € 25 voor 7 uur + € 25 per extra uur).

Deze factuur moet betaald worden binnen de dertig dagen na ontvangst.

10. Beschikbaar materiaal in de OC's

De OC's beschikken over tentoonstellingspanelen. Het gebruik ervan is gratis, wel tijdig aanvragen. De meeste OC's beschikken over middelen die je zonder technicus kunt uitlenen zoals: overheadprojector, beamer, CD-speler, DVD... . Meer informatie is te bekomen in het secreatariaat en in het specifiek gedeelte van de gebruikersgids per OC.

Alle OC-materiaal en -meubilair mag alleen in het OC zelf gebruikt worden.

Is er een technicus in huis?

Indien je dit wenst, kan je gebruik maken van de technische accommodatie en de technicus van het ontmoetingscentrum of buurthuis. Dit moet bij de aanvraag gemeld worden.

Een fiche met de technische mogelijkheden van het ontmoetingscentrum of buurthuis is te verkrijgen in het secretariaat.

De podiumbelichting en klankinstallatie van de grote zaal en de regiekamer kunnen enkel worden gebruikt in aanwezigheid van een technicus van het ontmoetingscentrum.

Hiervoor wordt per dagdeel (= 7 uren) een beperkte vergoeding aangerekend. Deze vergoeding wordt samen met de retributie verrekend. Indien de technicus langer dan voorzien aanwezig moet zijn, wordt achteraf een bijkomende vergoeding aangerekend.

Er is op het podium een beperkte technische uitrusting aanwezig (klankinstallatie met één micro en werklicht) die, na aanvraag, gratis gebruikt mag worden. In de cafetaria is er een klankinstallatie die gratis gebruikt mag worden.

Externe licht- en klankinstallaties worden door de plaatselijke technicus aangesloten. Bij technische defecten zijn alleen de technici van de ontmoetingscentra bevoegd om in te grijpen.

Bij podiumactiviteiten kan je gebruik maken van de praktikabels om een tribune op te bouwen. Je staat zelf in voor de opbouw ervan; een plaatselijke technicus kijkt wel na of de tribune veilig is opgesteld. Het gebruik ervan, met inbegrip van opbouw en afbraak, blijft echter de verantwoordelijkheid van de organisator.

Bij grote of speciale activiteiten beslist het Beheerscomité of er al dan niet een technicus van het ontmoetingscentrum nodig is.

De organisator maakt minstens veertien dagen vóór de activiteit de nodige afspraken met de technicus. Indien nodig bezorgt de organisator een lichtplan en/of technische fiche.

De technische realisatie gebeurt zoals afgesproken met de technicus.

Hoe maak je gebruik van het ontmoetingscentrum of buurthuis?

1. Sleutels

Elk ontmoetingscentrum en buurthuis heeft een sleutelbewaarder of conciërge.

Bij reservatie van de infrastructuur spreek je af wanneer je de sleutels zal afhalen.

Als de sleutels niet conform de afspraak worden afgehaald, is de sleutelbewaarder of conciërge niet verplicht langer thuis te blijven.

Na afloop van de activiteit sluit je de lokalen zorgvuldig af. De sleutels moeten terugbezorgd worden op de plaats zoals vermeld in het specifiek deel.

De organisator is verantwoordelijk voor de gekregen sleutels. Bij verlies ervan, zullen de kosten die daaraan verbonden zijn door de organisator moeten betaald worden. Deze kosten kunnen zeer hoog oplopen.

2. Klaarzetten

Na afspraak met het secretariaat en afhankelijk van de lokaalbezetting, kan je de lokalen vooraf ter beschikking krijgen om ze klaar te zetten. Lokalen kunnen echter niet gereserveerd worden enkel en alleen om klaar te zetten.

3. Parkeerfaciliteiten, laden en lossen

In de omgeving van het ontmoetingscentrum of buurthuis zijn parkeerplaatsen.
Lossen en laden kan via de loskaai. De technicus geeft hierbij graag aanwijzingen. Let wel: niet ieder ontmoetingscentrum beschikt over een loskaai!

4. Opruimen van de lokalen

Na de activiteit zorg je ervoor dat de gebruikte infrastructuur gebruiksklaar wordt achtergelaten.
Opruimen gebeurt onmiddellijk na afloop van de activiteit, tenzij er in overleg met het secretariaat een andere regeling getroffen werd.
Borstels, emmers en ander poetsmateriaal staan ter beschikking, zoals vermeld in het specifiek deel.

- controlelijst voor het opruimen van de lokalen
- glazen afwassen (met afwasmiddel), afdrogen en per soort terugzetten
- schekborden ledigen, afwassen en afdrogen
- afval sorteren in de vuilnisbakken
- de gebruikte lokalen vegen en indien nodig dweilen of schuren
- sanitair, foyer en gangen net achterlaten
- bevuilde tafels en stoelen afwassen en afdrogen
- tafels en stoelen terugplaatsen in hun oorspronkelijke opstelling
- lege flesjes sorteren en in de overeenkomstige bakken plaatsen
- lege bakken op de voorziene plaats zetten
- lege verpakkingen (karton, glas...) terug meenemen
- alle electrische apparaten (verlichting, muziekinstallatie, percolator, oven...) uitschakelen en gebruiksklaar - onderhouden -achterlaten
- onmiddellijke omgeving van het ontmoetingscentrum en buurthuis controleren en opruimen indien nodig (papier, bekertjes...)
goed afsluiten van de gebruikte lokalen en het ontmoetingscentrum of buurthuis.

Wil je iets drinken?

1. Drankaanbod

De ontmoetingscentra en buurthuizen beschikken over een verzorgde baraccommodatie en een uitgebreid drankassortiment. Indien je drank schenkt, moet je van dit assortiment gebruik maken. De dranken mogen niet verkocht worden boven de door de ontmoetings- centra en buurthuizen geafficheerde tarieven.

Je staat als organisator zelf in voor de bediening. Handdoeken en schotelvodden zijn in beperkte mate aanwezig. Handdoeken en schotelvodden die verdwijnen, worden gefactureerd.

Bij grote manifestaties spreek je best vooraf met het secretariaat de gewenste drankvoorraad af.

Extra faciliteiten (zoals vaten, tapinstallatie, percolator,...) vraag je vooraf aan in het secretariaat.

2. Facturatie

Voor en na de activiteit wordt een stockopname verricht. Je kunt die zelf nog eens controleren aan de hand van de formulieren die daarvoor ter beschikking worden gesteld.
Op basis van het verschil tussen begin- en eindvoorraad wordt een factuur opgemaakt. De facturatieprijs bedraagt de aankoopprijs + twee vijfde van de winst (= het verschil tussen de aankoopprijs en de geafficheerde verkoopprijs). De overige drie vijfde van de winst zijn voor de organisator.
Per verbruikte consumptie wordt een klein bedrag aangerekend als bijdrage voor de billijke vergoeding
Geopende flessen en vaten worden bij de afrekening als verkocht beschouwd.

3. Andere dranken

Niet aanwezige bieren, frisdranken en fruitsappen kunnen eventueel op aanvraag verkregen worden.
Het gebruik van andere dranken, zoals wijn en aperitieven, kan toegestaan worden als je dit vooraf meldt.
Dranken boven 22°Vol zijn verboden.

4. Koffie

Wie wil, kan ook koffie zetten. Percolator, koffiekopjes, bordjes en lepeltjes zijn in beperkte mate aanwezig. Het secretariaat kan hierover meer informatie geven.

5. Schenkrecht

Het schenkrecht is een forfaitaire vergoeding in vervanging van de normale verkoopinkomsten op het drankverbruik. Het schenkrecht ontmoedigt het verbruik van dranken buiten het OC-aanbod (ook gratis drank). Het schenkrecht is afhankelijk van de grootorde van het vermoedelijk inkomenverlies. Om het schenkrecht in jouw specifiek OC te kennen, lees je het specifiek gedeelte van jouw OC.

Maaltijden

Gebruikers van een ontmoetingscentrum of buurthuis mogen een maaltijd in het centrum organiseren. Er moet dan wel vooraf met het secretariaat afgesproken worden over plaatsing fornuis, frietketel e.d.

Wat met de veiligheid

De brandweer en de interne dienst voor preventie en bescherming hebben in onderling overleg de maximale bezettingsgraad van ieder ontmoetingscentrum en buurthuis bepaald (zie specifiek deel). De organisator is verplicht hiermee rekening te houden.

Alle nooduitgangen moeten vrijgehouden worden. Binnendeuren mogen niet geblokkeerd worden. De buitendeuren in lokalen waar publiek aanwezig is, mogen niet afgesloten worden en de brandmeldknoppen moeten steeds vrij blijven.

Brandhaspels en blusapparaten moeten altijd bereikbaar zijn.

Ontplofbare of ontvlambare producten, onder welke vorm ook, worden niet toegelaten.

Het gebruik van open vuur en gasflessen is in de lokalen verboden.

Bij de aankleding van de zaal mogen geen licht ontvlambare materialen gebruikt worden.

De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden.

De toegangswegen naar het ontmoetingscentrum of buurthuis moeten altijd vrij blijven.

Het is bij wet verboden om binnen de gebouwen te roken. Elke organisatie heeft hiervoor toezichtplicht. .

Weetjes bij de organisatie van activiteiten

1. Algemeen

Indien je dit wenst, kan het secretariaat volledig of gedeeltelijk instaan voor de reservering en ticketverkoop. Deze dienstverlening is gratis voor Kortrijkse socio-culturele verenigingen.
Wie dit wenst, kan voor de ticketverkoop ook een beroep doen op de Cultuurwinkel in Kortrijk. Specifieke voorwaarden kunnen opgevraagd worden op 056 23 98 55 of info@cultuurwinkel.be.
Je staat uiteraard zelf in voor promotiemateriaal. Je kunt een deel van dat promotiemateriaal afgeven in het secretariaat, dat er dan voor zorgt dat dit op een zichtbare plaats wordt aangebracht.
Het secretariaat geeft je ook graag meer info over specifieke promotiekanalen.
Bij organisatie van een risicoactiviteit wordt vooraf met een medewerker van het ontmoetingscentrum of buurthuis een tegensprekelijke staat opgemaakt van de reeds aanwezige schade. Achteraf wordt een nieuwe staat opgemaakt.
Bij de organisatie van bepaalde grote activiteiten vragen de politiediensten een evenementenfiche in te vullen. Het secretariaat kan je laten weten of voor jouw activiteit zo'n fiche moet ingevuld worden. De fiche kan je krijgen op het secretariaat van de ontmoetingscentra.
Overnachting in het ontmoetingscentrum of buurthuis kan alleen wanneer dit echt nodig is (vb. voor de beveiliging van een tentoonstelling of bij een specifiek project) en na goedkeuring door het Beheerscomité.
Vestiaire: het ontmoetingscentrum of buurthuis is niet verantwoordelijk voor diefstal of beschadiging van kledingstukken die in de vestiaire hangen.
Opgelet: het ontmoetingscentrum of buurthuis is niet verantwoordelijk voor materiaal dat door de verenigingen of organisatoren in de lokalen wordt opgeborgen. Je kan dit materiaal, indien gewenst, best zelf verzekeren.
EHBO: in elk ontmoetingscentrum of buurthuis is een verbandkist aanwezig. Je vindt deze op de plaats zoals vermeld in het specifiek deel.

2. Podiumvoorstelling

Organisatoren van een podiumactiviteit dienen rekening te houden met volgende bepalingen:

het aantal repetities met techniek wordt beperkt tot drie voor toneel en één voor muziek
indien er tussentijds andere podiumactiviteiten zijn, moeten de benodigdheden (decor, rekwisieten...) na iedere repetitie weggenomen worden
bijkomende repetities (zonder techniek) kunnen worden toegestaan indien er geen andere podiumactiviteiten gepland zijn.

3. Tentoonstellingen

Wie een tentoonstelling organiseert, kan gratis gebruik maken van panelen, spots e.d. aangezien dit materiaal beperkt is, is tijdig aanvragen de boodschap.
Als organisator sta je zelf in voor de opstelling, de organisatie en het toezicht van de tentoonstelling.
De ontmoetingscentra en buurthuizen zijn niet verzekerd voor risico's die eigen zijn aan tentoonstellingen (diefstal, brand, schade ...). Je sluit dan ook best zelf een polis 'van nagel tot nagel' af. Dit is een polis die alle risico's dekt.

4. Fuiven

Indien je een fuif organiseert, moeten alle veiligheidsmaatregelen maximaal in acht worden genomen.
Praktikabels mogen niet als dansvloer gebruikt worden tijdens de fuif.
Meer specifieke informatie over het organiseren van een fuif vind je in de aparte fuifwijzer. Die fuifwijzer wordt aangemaakt door de jeugddienst maar is ook te verkrijgen in het secretariaat van de ontmoetingscentra.

Welke administratieve zaken zijn reeds geregeld?

1. Auteursrechten

De stad Kortrijk heeft met Sabam een contract afgesloten voor mechanische achtergrondmuziek in de ontmoetingscentra en buurthuizen. De organisator dient hiervoor dus niet meer afzonderlijk te betalen.
Voor alle andere voorstellingen (muziek, dans, theater, poëzie,...) of activiteiten waarbij auteursrechten verschuldigd zijn, moet de organisator zelf instaan voor de aangifte en betaling hiervan.
Gegevens SABAM, afdeling Kortrijk: Rijselsestraat 51, tel. 056 21 07 38, fax 056 20 14 95 info@sabam.be

2. Billijke vergoeding

De billijke vergoeding is bestemd voor uitvoerende artiesten en producenten en moet betaald worden voor vooraf opgenomen muziek die wordt gespeeld in voor het publiek toegankelijke ruimtes.
De vzw Ontmoetingscentra Kortrijk heeft voor alle lokalen waar een vaste muziekinstallatie staat een jaarcontract afgesloten. In het specifiek deel vind je een overzicht van deze lokalen.

De organisator moet dus daarvoor geen individuele bijdrage meer betalen.

Om de kosten van dit jaarcontract gedeeltelijk te recupereren, wordt per verbruikte consumptie een kleine bijdrage aangerekend. Deze kan jaarlijks aangepast worden. Vanaf 2008 wordt 0,020 euro per consumptie aangerekend.
Indien je in andere lokalen of op de terreinen rond het ontmoetingscentrum of buurthuis muziek wil draaien, dan moet je daar extra billijke vergoeding voor betalen. Informatie en aangifteformulieren zijn te verkrijgen op het secretariaat.

3. Accijnzen

De ontmoetingscentra of buurthuizen zijn in orde met de accijnsreglementering voor het bestellen van gegiste dranken met een alcoholgehalte tot 22%Vol (zoals bier, wijn, porto, sherry,...).
Indien je gedistilleerde dranken schenkt met een alcoholgehalte van meer dan 12%Vol (zoals citroenjenever, cocktails, Breezer,...), moet je je in orde stellen met de accijnsreglementering. Het secretariaat kan je hierover meer info geven.
Gegevens accijnzen: Kantoor D.A.E., Lar blok 3K, Rekkem, tel. 056 41 92 67.

trefwoorden: Ontmoetingscentrum

Kalender

Benefietoptreden The Shadows Sound
- DJ Rockabilly Madman, The Shadowssound
- za 16/06/12
Lees meer